Rückrufbitte

Kein Anrufer geht verloren: eine Rückrufbitte per E-Mail als eigenes Menü-Ziel.

Die Rückrufbitte ist eine besondere Art von Stufe: eine End-Stufe, die eine Rückrufbitte per E-Mail versendet und den Anruf danach beendet. Sie eignet sich für Anrufer außerhalb der Servicezeiten, bei besetzter Hotline oder wenn ein Anruf bewusst schriftlich weitergegeben werden soll.

Anlegen und erreichen

Eine Rückrufbitte legen Sie über das Menü der Schaltfläche Stufe hinzufügen im Bereich Stufen an. Sie erscheint als Stufe in der Liste und lässt sich – wie jede Stufe – aus anderen Stufen als Weiterleitungsziel ansteuern (z. B. als Ausweichziel oder hinter einer Taste „für einen Rückruf drücken Sie die 9").

Sie können beliebig viele Rückrufbitte-Stufen anlegen – etwa je Abteilung eine mit eigenen Empfängern und Texten.

Was beim Betreten passiert

Betritt ein Anrufer diese Stufe, versendet Pro IVR die konfigurierte E-Mail und beendet den Anruf. Ist der Anrufer anonym (keine übermittelte Rufnummer), kann er zuvor per Tastatur seine Rückrufnummer hinterlassen (siehe unten).

Empfänger

Im Feld Empfänger hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse pro Zeile.

Ohne Empfänger keine E-Mail

Sind keine Empfänger hinterlegt, wird keine E-Mail versendet – die Stufe beendet den Anruf dann lediglich. Prüfen Sie deshalb, dass jede genutzte Rückrufbitte mindestens einen Empfänger hat.

Betreff und Text (Templates)

Betreff und Text der E-Mail gestalten Sie über Betreff-Template und Text-Template. Darin dürfen Sie Platzhalter verwenden, die Pro IVR beim Versand mit den Daten des Anrufs füllt. Notieren Sie jeden Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern:

Platzhalter	Inhalt
{{callerName}}	Name des Anrufers (sofern bekannt)
{{callerNumber}}	Rufnummer des Anrufers
{{calledNumber}}	Angerufene Nummer (die Hotline)
{{callbackNumber}}	Vom Anrufer eingegebene Rückrufnummer (bei anonymen Anrufern)
{{timestamp}}	Zeitpunkt des Anrufs
{{instanceName}}	Name der Modul-Instanz
{{pressedDigits}}	Die im Menü gedrückten Ziffern bzw. Stichworte

Ein Text-Template könnte z. B. lauten:

Rückrufbitte von {{callerName}} ({{callerNumber}}).
Rückrufnummer: {{callbackNumber}}
Angerufen: {{calledNumber}} am {{timestamp}}
Menü-Weg: {{pressedDigits}}

Ansagen der Rückrufbitte

Zwei Ansagen steuern, was der Anrufer hört:

Einstellung	Bedeutung
Bestätigungs-Ansage	Wird nach erfolgreicher Rückrufbitte abgespielt (z. B. „Vielen Dank, wir rufen Sie zurück.").
Ansage Rufnummern-Abfrage	Fordert anonyme Anrufer auf, ihre Rückrufnummer per Tastatur einzugeben.

Beide Ansagen wählen Sie aus der Ansagenverwaltung.

Rückrufnummer anonymer Anrufer

Damit auch Anrufer mit unterdrückter Rufnummer erreichbar bleiben, können sie ihre Rückrufnummer per DTMF eingeben. Das Feld Max. Ziffern / Wartezeit (Sek.) steuert diese Eingabe (maximale Ziffernzahl und Wartezeit). Die so erfasste Nummer steht im Platzhalter {{callbackNumber}} zur Verfügung.

Migration aus dem Vorgängermodul

Wenn Sie ein Menü aus der Vorgängergeneration übernehmen, in dem eine Rückrufbitte noch als klassisches Ziel callback: hinterlegt war, überführt Pro IVR dieses beim ersten Laden automatisch in eine Rückrufbitte-Stufe. Prüfen Sie anschließend Empfänger und Texte.